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为了维护本公司的合法权益，保证出口货物安全、及时收汇，保证进口物资的质量，防范潜在损失，特制定本制度。
一、使用范围与管辖机构
1、本制度适用于本公司一切采用信用证方式结算的货物买卖；
2、销售部经理负责对下属经办人员的进口申请开信用证、审核单据和付款。并负责对出口来证的审核、制单、结汇等管理工作（公司另有规定者除外）。
二、出口
1、销售部收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核；
2、需要修改时，销售不应再出货日3天前要求客户通过开证行修改完毕，否则一切后果由承办人负责；
3、销售部应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、有效期的信用证，即使与客户联系，要求客户延期。对经协议决定不再执行的合同，客户要求撤证的，销售部应向总经理提出书面面的撤证证明，以便及时通知银行办理撤证手续；
4、在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，销售部应要求客户在出货前1天，将单据传真给公司或将单据正本送公司，以便核对或修改，不延误出货或结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本不能送达公司的或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的，一切后果由承办人负责；
5、单证审核相符的，在出货时，由仓库部门根据销售部提交单证，委托外运报关出口。
6、出货后当天，仓库部门应将出货装箱等详细资料提交给销售部，销售部应根据信用证的时间要求，及时审核，只做好结汇单据，交银行结汇，并将一份商业发票交给财务部记帐。
三、出口
1、销售部须开进口信用证的，凭审批后的进口合同和拟定开证条款后，报总经理审批，然后由销售部向财务部申办开局保证金手续，信用证开出后，销售部应将信用证副本送财务部一份存档；
2、销售部收到结汇通知后，应对全套单证进行认真的审核；
3、单据复核相符后，由销售部经办人向财务部办理领用转账支票手续，然后由销售部将支票送开证行对外付款，并领回全套正本单据。如单证不符，则由销售部与客户及银行接洽，并报总经理决定是否附单付款。
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